Elles sont définies dans :

• Les statuts de l'office
• La convention d'objectif et de moyens qui lie l'office à la communauté d'agglomération
• Le schéma de développement touristique local de la communauté d'agglomération

Leurs suivis sont réalisés selon les principes de la démarche Qualité TourismeTM

• Promotion communication
• Stratégie d'accueil
• La boutique
• Commercialisation
• Ecoute client
• Développement durable
• Promotion Qualité Tourisme
• Disposition pour assurer la qualité des services
• Les dispositions de management
• Engagements internes et envers la collectivité

De plus, nous avons mis en place un dossier : Gestion d'équipements

Les dossiers sont archivés numériquement selon cette répartition :

• Chaque agent dispose d'un espace personnel "dossier en cours". 
• Les photos sont classées dans le dossier "photo" dont l’arborescence correspond aux catégories d'activités de l'AGIT32 (SIT du Gers - norme Tourinfrance). 
• Les documents sont ensuite archivés par type de document :
• • Documents applicables.
  • Enregistrements
  • Fiches d'instruction
  • Modèles
  • Modes Opératoires

Un lexique permet de préciser l'usage de chaque type de document.