Les dispositions de management

L'office de tourisme établie un plan de formation triennale qui s'ajuste individuellement chaque année, à l'occasion des entretiens annuels individuels. Ces entretiens permettent de faire le bilan des formations réalisées et de priorisés les actions à conduire. 

Ce programme s'ajuste aussi au regard : 

• des stratégies portées par le Comité Départemental du Tourisme du Gers et le Comité Régional du Tourisme d'Occitanie
• au regard des opportunités nouvelles identifiées dans le programme proposées par le CRT Occitanie
• au regard des formations individuelles sur l'office de tourisme peut monter avec le soutien de l'OPCO (Afdas)

Les plans de formations sont se mettent en œuvre sur les périodes : 

• 2017-2019
• 2020-2022

Des formations "internes" sont dispensées à tous les nouveaux collaborateurs pour assurer leur intégration, avec une attention particulière pour le personnel saisonnier (voir ci-dessous). 

Entre 5 et 6 journées sont identifiés pour programmer des visites de connaissance de l'offre chez les partenaires professionnels du territoire. Elles se déroulent approximativement au rythme de 1 par mois entre les mois de novembre et mars. 

L'office de tourisme organise une réunion interne le jeudi matin entre 9h et 9h30 avec les membres présents. Un relevé de conclusion est mis à disposition dans le cahier de liaison. 

Entre novembre et mars, des journées de travail collectif sont organisées selon l'actualité et la vie de l'office de tourisme.

4 à 5 journées complémentaires sont balisées pour les visites de prestataires (formation du personnel à la connaissance de l'offre). 

Le cahier de liaison sert à enregistrer les remarques et les suggestions du personnel tout au long de l'année. 

Au mois de juin, les réunion servent aussi de brief de lancement de saison. De plus, depuis 2021, l'office organise un "lancement de saison" avec ses partenaires. 

L'office de tourisme assure une analyse permanente des publics fréquentant les bureaux de l'office de tourisme avec le logiciel GRC Gers mis à disposition par le CDT Destination Gers. 

Le personnel saisonnier fait l'objet de programme de formation pour assurer des prises de postes efficaces. Il s'agit de programme de 2 à 15 jours réalisés en interne par les agents de l'office. Les programmes sont personnalisées selon les postes occupées. Il portent notamment sur : 

• la connaissance générale de la structure et les différents métiers
• la connaissance de l'offre du territoire (séminaire et visite de terrain)
• les techniques d'accueil
• les outils et logiciel liés au travail d'accueil et au fonctionnement de la structure

Chaque saisonnier se voit remettre un livret personnalisé. Ce livret fait le lien avec la démarche qualité et désigne ce site comme outil de référence. 

Une réunion de lancement de saison, associant les agents de l'office de tourisme et les acteurs touristiques du territoire est organisée. 

L'office de tourisme dispose d'une animation partagée de la démarche qualité. 

L'ensemble des membres de l'équipe est ensuite impliquée au regard de leurs responsabilités respectives pour mettre à jour et partager les outils nécessaires à l'exercice de leurs missions.