Commercialisation
Mai DUBROCA est la responsable du service commercial (groupes et individuels).
En lien avec la direction, elle définit la stratégie du service.
Elle suit le développement de l'offre en lien avec les fournisseurs (service Pays d'art et d'histoire, musée des Amériques-Auch, producteurs, restaurateurs, sites de loisirs...).
Elle contractualise avec les fournisseurs.
Elle assure l'organisation de projets (de la visite sèche au séjour de plusieurs jours) pour les clients, depuis l'exploration de la demande, jusqu'au suivi et à l'encaissement des règlements et à la facturation des fournisseurs.
Les retours clients font l'objet d'un suivi et les remarques et commentaires sont transmis aux prestataires concernés.
Le bilan annuel est réalisé et présenté à l'équipe chaque année.
Documents applicables
Fiches d'instruction :
- Demande groupe à l'accueil
- Suivi d'un groupe
L:\_Commun_OT\9_Commercialisation\Documents qualité\FI9.1 Demande groupe.pdf - Règlement et encaissement
L:\_Commun_OT\9_Commercialisation\Documents qualité\FI9.4 Règlement et encaissement.pdf
Modèles :
L:\_Commun_OT\9_Commercialisation\Modèles\GROUPES
- Fiche Info Demande groupe
- Contrat groupe
- Devis
- Relations avec fournisseurs
- Facture proforma
- Facture
- Convention de partenariat
- Bon d'échange
- Bon d'option et bon de confirmation
- Fiche satisfaction
- Fiche suggestion réclamation
Enregistrements
- Convention avec le service Pays d'art et d'histoire
- Convention de partenariat avec Gers Tourisme en Gascogne
- Suivi dossiers groupes (contrats, programmes).
- Produits vitrines
- Accès Auch BUS, stationnement voitures
- Infos Pays d'art et d'histoire
Stratégie
L'office de tourisme assure l'organisation de produits packagés et de séjours pour la clientèle groupe (autocaristes, agences de voyages, CE, associations, groupes d'amis...) et individuelle.
A ce titre, il est enregistré au Registre des opérateurs de voyages, auprès d'Atout France, et dispose des assurances et garanties financières liées à cette activité.
Objectifs de service commercial
- Être apporteur d'affaires pour les prestataires du territoire,
- Développer, qualifier et mettre en marché l'offre du territoire,
- Conforter l'OT dans son rôle fédérateur.
Force du service commercial
- une interlocutrice unique, de la conception de l'idée à la facturation finale,
- un suivi et des conseils hyper-personnalisés,
- une connaissance parfaite du territoire et des prestataires engagés,
- un service engagé dans une démarche qualité,
- une conception sur mesure des projets.
Activité "groupes"
Cette activité représente 95% de l'activité du service.
Elle correspond principalement à la vente de package à la journée ou la demi-journée autour de la découverte du patrimoine bâti et gastronomique et la vente de visites sèches. Le Pays d'art et d'histoire du Grand Auch, avec qui l'OT a une convention spécifique de partenariat, assure les visite guidées (une trentaine de thématiques de visites).
Depuis 2019, l'office de tourisme organise des séjours avec hébergement pour des groupes, à la demande.
Initialement transmis à la centrale de réservation départementale "Gers Tourisme en Gascogne" (partenaire de l'office), l'office de tourisme essaie de traiter le maximum de dossiers.
Activité "séjours individuels"
L'office de tourisme dispose d'un produit "vitrine" dénommé "Week-end vignes et ville", composé d'un dîner, d'une nuit et de visites d'Auch. Ce produit est décliné à l'occasion des principaux festivals d'Auch (Eclats de Voix, Indépendance(s) et création et Circa).
L'office de tourisme propose également d'autres séjours.
Le chiffre d'affaires d'activité varie entre 35 000 et 75 000 € par an, pour une marge brute environ 10% pour les produits packagés. Les prestations "sèches" ne sont pas soumises à marge.
Valorisation
L'activité fait l'objet d'une valorisation permanente sur le site internet de l'office de tourisme : ici pour les groupes, ici pour les individuels.
Une brochure d'offres est réalisée chaque année pour présenter les produits d'appels aux clients.
Des newsletter sont réalisées chaque année pour valoriser la destination auprès des clients déjà connus et dans une optique de fidélisation.
Equipe :
Mai DUBROCA
Romane BOURREC
Prise de contact :
Tous les conseillers en séjour
Indicateurs quantitatif et qualitatif :
- Indicateurs quantitatifs (Nombre de dossier, Nombre de visiteurs, Chiffre d'affaire)
Office de Tourisme Grand Auch Cœur de Gascogne
